Retourportaal handleiding

Het retourportaal is de makkelijkste oplossing om een goede retourbeleid aan jouw klanten aan te kunnen bieden. Als je het retourportaal wilt gebruiken, is het nodig om het een en ander in te stellen.

Ga in het verzendsysteem via het menu naar Instellingen > Retourportaal. Kies hier o.a. welke vervoerders + verzendmethodes je wilt gebruiken, geef het adres op voor de retourzendingen en kies je kleuren of gebruik je eigen huisstijl. 

retourportaal-test-su-portaal-1

Als alles goed ingesteld staat kan je het retourportaal activeren. Dit doe je door de schuifbalk naar rechts te swipen bij Activeren of door op Opslaan te klikken. 

Zodra het retourportaal actief is kan je klikken op de link (URL). Deze link (URL) kan je delen met je klanten, bijvoorbeeld op je webshop of in de notificatie e-mails.

Handleiding retourportaal instellen

Heb jij je eigen huisstijl (logo en stijlkleuren) al ingesteld in het verzendsysteem? Volg dan gelijk onderstaande 11 stappen en ga aan de slag met jouw retourportaal! Als je je huisstijl nog moet instellen ga dan naar Instellingen > Huisstijl en volg daarna onderstaande stappen.

Stap 1

Log in op je account in het verzendsysteem en ga via het menu naar Instellingen > Retourportaal.

Stap 2 - Retourportaal link (URL)
Ga onder het kopje Functionele instellingen naar Retourportaal link (URL) en vul hier de link in voor jouw retourportaal. Je kan hier maximaal 20 tekens achter de link (/) gebruiken: retour.shops-united.nl/…

Stap 3 - Geldigheidsduur
Vul nu in tot wanneer de klant zijn retour kan aanvragen (maximaal 30 dagen) bij Geldigheidsduur onder Functionele instellingen. Houd er rekening mee dat webshops wettelijk gezien minimaal tot 14 dagen na ontvangst retour moeten aanbieden.

Stap 4 - Voorkeurstaal
Selecteer bij Voorkeurstaal onder Functionele instellingen de taal waarin het retourportaal moet worden gestart zodra het geopend wordt door de gebruiker. Jouw klant kan de taal alsnog wijzigen op de pagina.

Stap 5 - Verzendmethoden binnen Nederland
Het is nu tijd om de verzendmethoden de selecteren. Dit kan je instellen bij Verzendmethoden binnen Nederland onder Functionele instellingen. Selecteer welke verzendmethode(s) jouw klanten kunnen kiezen in jouw retourportaal. Maak de keuze of terugsturen gratis is of vraag een bijdrage aan de klant.

  • Eventuele bijdragen (zoals ingesteld bij verzendmethoden) wordt bij elke factuur terug gecrediteerd.
  • De huidige versie ondersteund nog geen retours voor het buitenland.
  • Er zijn ook geavanceerde instellingen. Hier kan de klant filters kiezen en bij PostNL PakjeGemak (afleverpunten) een afleverpunt kiezen. Dit kan pas nadat de pagina is opgeslagen. 


Stap 6 - Gepersonaliseerde retourredenen 
Je kan hier kiezen om redenen voor de retouren van jouw klanten uit te zetten of aan te zetten. Of je eigen retourredenen toe te voegen. 

Stap 7 - Contactgevevens

Laat je klanten weten waar ze je kunnen bereiken met vragen. Deze gegevens worden getoond in het retourportaal. Je kunt één van de velden (e-mailadres of telefoonnummer) leeg laten.


Stap 8 - Retouradres

Bepaal waar de retourzendingen bezorgd moeten worden. Je kan kiezen om de retouren op je eigen adres te laten bezorgen maar dit kan ook op locatie bij Shops United. Als het adres van Shops United wordt gebruikt, dan kunnen er extra kosten gehanteerd worden.

Stap 9 - E-mailtemplates

Ga naar e-mailtemplates en bepaal de opmaak van de e-mails die verstuurd worden om je klanten te informeren over de status van hun retourzending. De e-mailtemplates kan je instellen via Instellingen > E-mailnotificaties.

 

Stap 10 - Communicatie instellingen

Vul hier je eigen webshopnaam(maximaal 60 tekens), in en eventueel een boodschap die getoond wordt in het retourportaal. Heb je social media kanalen? Deel dan de URL’s van je sociale mediakanalen en je laatste berichten worden getoond op de pagina.


Stap 11

Klik nu helemaal onderaan de pagina op de button Opslaan om al je instellingen op te slaan. Het retourportaal is nu geconfigureerd. Nu ben je klaar om het retourportaal te gebruiken!

Handleiding retourzending aanmaken

In 5 stappen kan je klant de retourzending aanmaken. Aan de linkerkant is de personalisatie balk; hier kan je contactgegevens weergeven en de link naar je webshop. Aan de rechterkant zie je een samenvatting van alle belangrijke informatie van het huidige portaal en de keuzes gemaakt door de gebruiker.  

1 Zoek je pakket

Bij stap 1 vult je klant het track en trace nummer in van het pakket. Ter identificatie vullen ze ook de postcode van het adres in waarop het pakket is ontvangen. Zodra ze klikken op de button verder, wordt de zending ingeladen vanuit de Shops United database. 

Mocht de zending niet meer binnen het termijn vallen of niet aan andere condities voldoen, dan wordt er een foutmelding getoond.

Als het wel aan de voorwaarden voldoet kan de klant verder naar stap twee. 

retourportaal-test-su-stap-1

 

2 Selecteer reden van retour

Bij deze stap kan je klant redenen selecteren voor de retourzending, eventueel met een toelichting. Deze informatie is handig voor het bijhouden van de statistieken van je retourproces, bijvoorbeeld de meest voorkomende reden waarom je klanten het product retourneren.

We zijn nog een rapport aan het bouwen voor je retourproces. De reden(en) van retour worden momenteel in de samenvatting per zending meegegeven.

Retourportaal

retourportaal-test-su-stap-2-1

 

Instellingen in het verzendsysteem

retourportaal-nieuw-gepersonaliseerde-redenen


3 Kies een bezorger en vind je inleverpunt

In de derde stap krijgt je klant de opties te zien voor bezorgers (vervoerders), zoals jij dat hebt ingesteld bij de configuratie van het retourportaal. Expliciet moet de klant hier ook de voorwaarden accepteren van het retourportaal en de vervoerders. 

De klant kan bij het maken van de keuze zien waar de dichtstbijzijnde pakketpunten zijn van de mogelijke vervoerders, maar nog belangrijker: wat de klant zelf moet betalen voor de zending via de vervoerders. 

Als er maar 1 vervoerder is ingesteld, dan wordt deze automatisch ingevuld en kan de klant hier alleen de voorwaarden accepteren.

retourportaal-test-su-stap-3

 

4 Betaal via iDEAL

Stap vier is alleen volledig zichtbaar en werkend als de eigen bijdrage van de vervoerder, zoals gekozen bij de vorige stap, groter is dan € 0,00. De gebruiker selecteert zijn eigen bank en rekent af via iDEAL. Als de iDEAL transactie voltooid is gaat de gebruiker door naar stap 5. 

retourportaal-test-su-stap-4
 

5 Download het retourlabel

In de laatste stap kan de gebruiker tips lezen voor het versturen van de retourzending. Het verzendlabel downloaden gaat via de button Download.

Mocht de bevestiging e-mail ingeschakeld staan, dan wordt deze ook meteen verstuurd als bewijs voor bevestiging. 

retourportaal-test-su-stap-5

retourportaal-test-su-stap-5-1

FAQ

  • Hoe ontvang ik de iDEAL betalingen van retourzendingen?
    Als je hebt ingesteld dat retourzendingen tegen betaling (eigen bijdrage) zijn voor je klanten ontvang je de vergoeding als vermindering(credit) op je wekelijkse Shops United factuur.
     
  • Hoe vind ik retourzendingen terug?
    Momenteel kan je retour zendingen terugvinden door op de zendingen pagina te zoeken op retourzending #nummer van de originele zending. De retourzendingen zijn te herkennen aan het retour icoontje: een zwart doosje met met cirkels in pijlvorm eromheen.

verzendsysteem-zendingen-retourzending

 

  • Aan welke voorwaarden moet een zending voldoen om retour te mogen?
    Ten eerste wordt er gekeken of de zending is afgeleverd en of dit in het termijn valt dat opgegeven is door de webshop. Op dit moment zijn internationale en multi collo zendingen niet geldig voor retour. DHL, Homerr, PostNL, UPS en DPD zijn de enige toegestane vervoerders op dit moment

 

Retourkosten verrekenen met de terug te betalen bezorgkosten 

Let op! In de wet staat dat de webwinkel bij een retourzending alles wat de klant heeft betaald, moet terugbetalen.  

  • De webwinkel mag deze kosten met elkaar verrekenen, maar de webwinkel moet van tevoren duidelijk aangeven dat de klant die retourkosten uiteindelijk wel zelf betaalt.
  • De webwinkel mag geen valse beloften doen, zoals zeggen dat de klant gratis kan terugsturen, terwijl de klant daarvoor in de plaats de bezorgkosten niet terugkrijgt.

Lees meer op consumentenbond.nl

 

Updates retourportaal

Op dit moment zijn alleen retour, single-collo, zendingen binnen Nederland beschikbaar via dit retourportaal.

Binnenkort

  • Rapportages + verbeterde inzicht op je huidige retouren

Nieuw 1.7 (23-11-2020)

  • Knoppen zijn nu meer interactief gemaakt en geven aan wanneer ze aan het laden zijn.
  • Eerder geopende stappen openen nu beter.
  • Het wordt nu beter aangegeven wanneer de sessie van een klant verlopen is.
  • Een extra knop en uitleg toegevoegd voor wanneer zo'n sessie verlopen is. 

Nieuw 1.6 (29-04-2020)

  • Nederlandse adresvalidatie op het configuratiescherm.
  • Verbeterde styling social media op het retourportaal.
  • Meerdere URLs en contact gegevens op het portaal kunnen nu ingesteld worden.
  • Verzendmethodes kunnen nu ingesteld worden op basis van filters via 'geavanceerd'.
  • DHL brievenbuspakket toegevoegd.
  • UPS contracten kunnen nu gebruik maken van het retourportaal.
  • DPD contracten kunnen nu gebruik maken van het retourportaal.

Nieuw 1.5 (20-02-2020)

  • Verbeterde snelheid en consistentie van het portaal.
  • Cookies accepteer tab op het portaal nu in de stijl van het portaal.
  • Problemen met sessies opgelost op het portaal.
  • Configuratie scherm controleert nu expliciet of er een API key is ingesteld op het account.
  • Opmerkingen vanuit het portaal nu niet meer zichtbaar op de label.
  • E-mail parameters worden nu beter opgehaald.